Salah satu tugas seorang staff HR ialah untuk melakukan pengelolaan data karyawan yang meliputi absensi, cuti dan juga penggajian. Semakin banyaknya jumlah karyawan maka akan membuat semakin banyak pula pekerjaan yang harus dilakukan oleh staf HR. Terutama saat menjelang akhir bulan, staff HR akan sangat sibuk sekali untuk mengelola data karyawan selama satu bulan penuh. Resiko terjadinya human error dalam pengelolaan data pun tidak dapat dihindarkan lagi. Untuk mengantisipasi terjadinya hal ini, peran software HRD akan sangat membantu.
Rumitnya pengelolaan data karyawan
Staff HR tentu sudah mengetahui betapa rumitnya melakukan pengelolaan data karyawan. Sekilas pekerjaan ini memang terlihat mudah, namun sebenarnya tidak semudah yang dibayangkan. Pengelolaan data karyawan harus dilakukan secara teliti dan detail, sedikit kesalahan akan membuat tidak terpenuhinya hak dan kewajiban antara karyawan dan perusahaan. Seperti misalnya saat melakukan rekapitulasi presensi bulanan karyawan. Setiap bulannya data kehadiran, izin dan cuti karyawan ini harus direkap sebagai data acuan untuk menilai besaran insentif dan kinerja karyawan.
Sebagian perusahaan menggunakan sensor finger print maupun id card sebagai alat untuk merekam absensi karyawan. Jika menggunakan alat tersebut, rekapitulasi absensi mungkin akan sedikit lebih mudah. Staff HR hanya perlu mengunduh data yang sudah direkam oleh sensor finger print maupun id card dan menyajikannya dalam bentuk laporan bulanan.
Akan tetapi hal ini tidak terjadi dengan perusahaan yang masih menggunakan cara absensi manual (sistem tanda tangan). Tidak bisa melakukan pengunduhan data secara instan, staff HR harus melakukan input data absensi harian secara persatu. Sedikit saja terjadi kesalahan maka hal tersebut dapat berdampak pada pemotongan tunjangan disiplin maupun insentif lainnya. Hal yang terlihat mudah dan simpel seperti rekapitulasi absen pun dapat memberikan dampak yang cukup serius, lalu bagaimana dengan pengelolaan data lainnya yang jauh lebih rumit?
Beberapa orang terkadang menganggap kerja staff HR tidak terlalu penting karena tidak berhubungan langsung dengan operasional perusahaan dan pemenuhan omset. HRD merupakan salah satu divisi pada perusahaan yang bertugas untuk melakukan pengelolaan sumber daya manusia. Tugas-tugas HRD meliputi perencanaan SDM, rekrutmen dan seleksi, pelatihan dan pengembangan, performance management, hubungan industrial serta kompensasi dan benefit.
Meski dampaknya tidak dapat dilihat secara langsung, peran kerja HRD dalam sebuah perusahaan sangatlah penting. SDM merupakan salah satu aset terpenting yang dimiliki perusahaan. Tanpa dukungan dari SDM yang mumpuni, sistem kerja dan fasilitas mewah yang dimiliki perusahaan tidak dapat dimanfaatkan secara maksimal. Oleh karena itu, dibutuhkan divisi khusus untuk mengelola sumber daya manusia yang menjadi aset terpenting perusahaan.
Salah satu tugas penting divisi HRD adalah melakukan rekapitulasi performance management dan kompensasi. Pada beberapa kasus tidak sedikit karyawan yang komplain pada tanggal gajian karena penerimaan gaji yang diterimanya tidak sesuai. Karyawan tersebut izin sakit dan tanpa keterangan sebanyak 1 kali dalam sebulan. Akan tetapi karena adanya human error maupun kemungkinan lainnya, data tersebut berubah menjadi 2 kali sakit dan 1 kali tanpa keterangan.
Hal ini tentu akan berdampak pada potongan kehadiran yang dibebankan pada karyawan. Kredibilitas staf HR pun menjadi dipertanyakan. Padahal kesalahan dalam rekapitulasi dapat disebabkan karena majunya tanggal gajian yang membuat waktu rekapitulasi menjadi lebih sedikit atau karena penambahan karyawan baru dalam jumlah yang cukup banyak. Dibutuhkan ketelitian dan ketepatan hasil yang tinggi untuk melakukan rekapitulasi ini.
Peran Software HRD
Untuk lebih mempermudah pekerjaan staff HR dalam melakukan rekapitulasi data dan menghasilkan ketepatan hasil yang akurat, saat ini banyak dikembangkan software HR analytics. Secara spesifik, software ini dapat disebut sebagai software absensi online, cuti online maupun slip gaji online. Beberapa fitur yang tersedia dalam software diantaranya adalah absensi, lembur, perjalanan dinas, pengajuan cuti, pengajuan ijin dan slip gaji.
Fungsi utama software HRD ini adalah untuk melakukan rekapitulasi dan monitoring secara online. Tidak perlu melakukan rekapitulasi secara manual, dengan adanya software ini rekapitulasi dilakukan secara otomatis. Produktivitas karyawan pun dapat dimonitoring dengan mudah menggunakan fitur absensi. Record ijin dan cuti karyawan dapat disajikan secara lengkap dan detail. Perhitungan over time / lembur karyawan juga dapat dilakukan secara akurat dengan menggunakan fitur dari software HR ini.
Software dapat diakses melalui mobile android maupun ios secara gratis. Cukup download melalui google playstore maupun app store, Anda sudah dapat menggunakannya. Software juga dilengkapi dengan dashboard website yang memudahkan monitoring kapanpun dan dimanapun. Daftarkan perusahaan secara gratis dan masukkan staff dalam jumlah yang tidak terbatas.
Perusahaan yang memiliki ratusan bahkan ribuan karyawan pun dapat menggunakan software dengan mudah. Tanpa minimum jumlah karyawan perusahaan dan karyawan dikenakan tarif penggunaan software yang sangat terjangkau.
Hal ini juga berkaitan dengan efisiensi kerja staff HR. Perusahaan tidak perlu lagi merekrut banyak staff HR untuk melakukan rekapitulasi data karyawan. Pekerjaan tersebut dapat dilakukan dengan mudah menggunakan software slip gaji dan absensi online. Kinerja staf HR pun dapat jauh lebih efisien dan efektif. Jika tertarik dengan software HRD ini, Anda dapat coba untuk menggunakan software Talenta dari Mekari yang menyajikan manajemen perijinan, absensi mobile dan slip gaji hanya dalam 1 software.
Software HRIS Talenta memiliki berbagai macam fitur yang dapat membantu HR dalam mengelola administrasi karyawan yang lebih efisien. Salah satu fitur unggulannya adalah manajemen absensi menggunakan Live Attendance.
Dengan absen online ini, karyawan dapat melakukan absensi di mana saja tanpa perlu mengandalkan mesin sidik jari hingga sistem dapat mencatat data kehadiran secara otomatis.
Lewat aplikasi mobile Talenta, karyawan hanya perlu melakukan selfie dan data absensi karyawan secara otomatis dapat disimpan di dalam sistem.
Selain itu, Talenta juga memiliki fitur menghitung serta pembayaran payroll secara otomatis yang dapat diintegrasikan dengan fungsi absen online yang mencatat kehadiran secara otomatis.
Jadi ketika memasuki periode payroll, HR tidak perlu lagi menghitung gaji karyawan secara manual karena gaji karyawan dapat dihitung secara otomatis melalui sistem.
Tertarik menggunakan Talenta dan mempelajari fitur-fitur lainnya? Anda bisa mencoba fitur-fiturnya secara gratis dengan mendaftarkan demo produknya di websitenya. Yuk, coba Talenta sekarang juga!