Ada berbagai jenis barang yang bisa dikirim via jasa pengiriman barang, salah satunya adalah dokumen penting. Dokumen penting ini bisa berupa ijazah, KTP, paspor, dan berkas penting lainnya. Mengingat begitu pentingnya dokumen ini, tentu pengemasan dan pengirimannya juga harus ekstra. Simak tips mengirim dokumen penting via jasa pengiriman barang tercepat di bawah ini.
1. Siapkan Salinan dari Dokumen Penting
Sebelum dokumen penting dikirimkan, Anda sangat dianjurkan untuk membuat salinan atau copy dari dokumen penting tersebut. Tidak hanya sekadar berkas fotocopy saja, jika perlu legalisir dokumen penting tersebut sebelum dokumen aslinya dikirimkan. Memang terdengar cukup ribet, namun tindakan ini bisa menghindarkan Anda dari kerugian besar karena hilang atau rusaknya dokumen tersebut.
Meskipun jasa pengiriman yang dipilih sudah merupakan jasa pengiriman barang tercepat dan bagus performanya selama ini, bukan tidak mungkin di saat perjalanan mengantarkan dokumen penting nantinya terjadi hal-hal yang tidak diinginkan, seperti kebakaran, bencana alam, kerusuhan, dan lain-lain. Untuk mengantisipasi hal tersebut, makanya dibuat salinan dokumen terlebih dahulu.
2. Kemas Dokumen Penting dengan Tepat
Jika sudah dibuat salinannya, saatnya untuk mengemas dokumen penting yang akan dikirimkan. Biasanya, pengemasan dokumen penting dilakukan dengan memasukkannya ke dalam amplop berwarna cokelat. Jika masih ragu, Anda bisa tanyakan dulu ke ekspedisi yang nantinya digunakan untuk mengetahui bagaimana baiknya pengemasan dokumen penting yang akan dikirim.
Untuk pengemasan menggunakan amplop berwarna cokelat, baiknya Anda pilih amplop yang berukuran sesuai dengan ukuran dokumen, untuk menghindari bergesernya dokumen saat di perjalanan. Sebagai langkah mengantisipasi terlipatnya dokumen yang berada di dalam amplop, Anda bisa taruh karton atau bahan ringan lain yang sifatnya kaku, agar amplop tidak tertekuk.
3. Beri Kemasan Pelindung untuk Amplop Dokumen
Mengingat amplop itu sifatnya rentan basah saat terkena air, baiknya Anda memberi pelindung bagi dokumen yang telah dikemas tersebut. Dengan adanya pelindung ini, pun jika amplop berisikan dokumen itu terkena air, air yang mengenai kemasan luarnya tidak akan merembes masuk ke dalam kemasan, yang kemudian bisa menyebabkan rusaknya dokumen yang dikirim.
Untuk bahan yang bisa dijadikan pelindung, Anda bisa gunakan plastik dengan ukuran yang sama dengan amplop ataupun bubble wrap. Bahan plastik yang pastinya tidak akan tembus oleh air, akan bisa memastikan dokumen penting yang dikirim menggunakan jasa pengiriman barang tercepat akan sampai dengan selamat hingga ke tangan si penerima nantinya.
4. Tulis dengan Lengkap Data Penerima dan Pengirim
Agar dokumen penting bisa sampai ke tangan si penerima, tuliskanlah data Anda sebagai pengirim dan si penerima nantinya dengan lengkap. Biasanya, data yang diberikan adalah berupa nama lengkap, nomor telepon, serta alamat lengkap pihak pengirim dan penerima. Tuliskan dengan jelas data tersebut di permukaan amplop, serta di permukaan plastik atau bubble wrap.
Dalam menulis alamat si penerima, pastikan Anda menuliskannya selengkap-lengkapnya, mulai dari provinsi, kabupaten atau kota, kecamatan, desa atau kelurahan, jalan, hingga nomor rumah. Kelengkapan alamat akan membantu kurir jasa pengiriman barang tercepat nantinya dalam menemukan alamat si penerima dan memberikan paket berisikan dokumen penting tersebut.
5. Pilih Jenis Layanan Pengiriman Tercepat
Bagi Anda yang ingin mengirim dokumen penting, sebaiknya Anda memilih jenis layanan pengiriman barang tercepat yang disediakan oleh jasa pengiriman tersebut. Semakin cepat dokumen penting sampai ke tempat tujuan, maka akan semakin berkurang pula rasa khawatir Anda memikirkan dokumen penting yang masih saja berada di dalam perjalanan.
Pilihlah layanan pengiriman tercepat, misalnya yang bisa mengirim dokumen penting hingga sampai ke tujuan di hari yang sama, dari jasa pengiriman barang yang berpengalaman dan profesional. Untuk mendapatkan harga atau tarif pengiriman terbaik, Anda bisa bandingkan dulu tarif layanan pengiriman cepat dari beberapa ekspedisi atau jasa pengiriman terlebih dahulu.
6. Lindungi Dokumen Penting dengan Asuransi
Tidak hanya perlindungan tambahan dalam bentuk plastik atau kemasan kedap air untuk mengemas barang, perlindungan tambahan berupa asuransi juga bisa Anda berikan pada dokumen penting yang dikirimkan. Meskipun biaya asuransi tambahan akan membuat tarif pengiriman bertambah, namun tingkat kekhawatiran Anda dalam mengirim barang akan bisa berkurang.
Pemberian asuransi untuk dokumen penting akan membuat pihak jasa pengiriman barang memberikan ganti rugi yang dianggap setara, sekiranya terjadi hal-hal yang tidak diinginkan pada dokumen penting yang Anda kirimkan. Jadi, jika skenario terburuk terjadi seperti hilangnya dokumen penting tersebut, Anda akan bisa menerima ganti rugi yang sepadan dari jasa pengiriman.
Bagaimana, sudah tahu bukan sekarang caranya mengirim dokumen penting dengan benar agar selamat dan aman hingga sampai ke tujuan? Pilihlah hanya jasa pengiriman barang terbaik dan tercepat untuk dokumen penting Anda. Anda bisa pilih posaja.co.id yang sudah terbukti pengalamannya sebagai jasa pengiriman barang tercepat, termurah, dan terpercaya.